Forretningsorden for DcH´s Hovedbestyrelse

1. KONSTITUERING

Hovedbestyrelsen træder sammen snarest efter det årlige ordinære landsmøde og kon­stituerer sig.

Indkaldelsen til det konstituerende hovedbestyrelsesmøde påhviler landsformanden. Hovedbestyrelsen vælger ved simpelt stemmeflertal en sekretær og blandt kredsfor­mændene et medlem til forretningsudvalget.

Landsformanden, næstformanden, landskassereren og en af kredsformændene udgør forretningsudvalget.

2. DELTAGELSE I FASTE UDVALG, OG FORDELING AF ØVRIGE OPGAVER

Hovedbestyrelsen kan, så længe den finder det formålstjenligt, af sin midte, vælge en kontaktperson til hvert af landsforeningens faste udvalg.

Kontaktpersonens arbejde i et udvalg består i at være hovedbestyrelsens direkte kon­takt­ til udvalget. Kontaktpersonen skal inviteres til alle udvalgs- og telefonmø­der, men kan efter aftale med udvalgsformanden undlade at deltage, dog skal kontaktpersonen deltage i udvalgets møder om budget og målsætninger. Kontaktpersonen forestår den almindelige korrespondance til udvalget. Al skriftlig kommuni­kation til udvalget sen­des til hovedbestyrelsens forret­ningsudvalg til orientering via sekretariatet. Bindende af­taler skal først godkendes i hovedbestyrelsen. Kontaktpersonen har taleret, men ikke stemmeret i udvalgets beslutninger.

Hovedbestyrelsen kan til enhver tid nedsætte midlertidige udvalg til belysning af spe­cielle opgaver, som ikke falder ind under de i forvejen eksisterende faste udvalgs ar­bejdsområder, og kan i givet fald, enten af sin midte eller ude fra, udpege personer til at forestå et sådant udvalgs arbejde.

Øvrige arbejdsopgaver fordeles på hovedbestyrelsens medlemmer, så fordelingen af arbejdsbyrden bliver så ligelig som muligt.

3. HOVEDBESTYRELSENS MØDER

Hovedbestyrelsen afholder minimum møde én gang hvert kvartal, dog er landsfor­manden pligtig til at indkalde til møder, når dette er nødvendigt eller forlanges af mindst 3 medlemmer af hovedbestyrelsen. Endvidere kan der holdes telefonmøder, hvis der imellem to hovedbestyrelsesmøder opstår uopsættelige problemer af generel karakter, hvor forretningsudvalget skønner det nødvendigt at involvere hele hovedbe­styrelsen i afgørelsen. Telefonmøde indkaldes skriftligt af landsformanden med en uges varsel. Telefonmøde kan endvidere afholdes, hvis hovedbestyrelsen ved slutnin­gen af et ordinært møde har et punkt på dagsordenen, som skal behandles inden næste møde - i så fald aftales datoen for telefonmøde inden hovedbestyrelsen skilles.

Datoerne for det kommende års møder fastsættes såvidt muligt på det ordinære ho­vedbestyrelsesmøde i oktober. Kan dette ikke lade sig gøre, fastsættes dato for næste møde, inden hvert mødes afslutning.

Der er mødepligt for hovedbestyrelsens medlemmer. Eventuelt forfald meddeles landsformanden.

Ekstraordinære hovedbestyrelsesmøder indkaldes med mindst 7 dages varsel. Det nævnte varsel kan dog forkortes af forretningsudvalget efter dettes nærmere bestem­melse, når der foreligger sager til behandling, som kræver en hurtig afgørelse.

Hovedbestyrelsens møder lægges fortrinsvis på lørdage/søndage, eller andre fridage. Mødestedet bør være centralt i landet.

Ved de ordinære kvartalsmøder fremsendes, mindst 8 dage inden mødet, en dagsorden vedrørende de sager, der skal behandles på mødet.

På dagsordenen til hovedbestyrelsesmøder anføres så vidt muligt postlistenumre, der henviser til de bilag, der tilhører punktet.

Hvert ordinært møde skal indeholde følgende punkter på dagsordenen:

Orientering fra landsformanden om landsforeningens virke

siden sidste møde, herunder fremlæggelse af postlisten

Referater fra de faste udvalg

Orientering fra landskassereren med fremlæggelse af regnskabsrapport

Referater fra hovedbestyrelsesmedlemmer, der er tildelt faste opgaver

4. BESLUTNINGSDYGTIGHED OG AFSTEMNING

Hovedbestyrelsen udøver sin kompetence i møder.

Hovedbestyrelsesmøderne ledes af landsformanden, i landsformandens fravær af næstformanden.

Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, når landsformanden og fire hovedbestyrel­sesmedlemmer er til stede, eller når næstformanden og landskassereren og tre hoved­bestyrelsesmedlemmer er til stede.

Der kan kun træffes afgørelser i sager, der er opført på dagsordenen. Der kan undta­gelsesvis træffes beslutning i sager, der ikke er opført på dagsordenen, såfremt hele hovedbestyrelsen er til stede og enstemmigt godkender dette.

Afgørelser træffes ved stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed tæller landsforman­dens stemme dobbelt. Giver dette ingen afgørelse, forkastes punktet.

Skriftlig afstemning anvendes ikke.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

5. SUPPLEANTER

De for hovedbestyrelsesmedlemmerne valgte suppleanter indtræder kun i hovedbesty­relsen, hvis hovedbestyrelsesmedlemmet har længere tids forfald. Kortvarigt fravær på grund af sygdom, bortrejse, andet arbejde, eller anden lignende årsag, betragtes ikke som forfald, som gør det nødvendigt at lade en suppleant indtræde i det forhindrede hovedbestyrelsesmedlems sted.

Ved ordinært nyvalg af en kredsformand tiltræder denne straks efter valget.

6. REGNSKAB OG BUDGET

Landskassereren udarbejder, ved hvert kvartalsmøde, en regnskabsrapport, hvis de­taljeringsgrad aftales med forretningsudvalget. En månedsoversigt sendes til hovedbe­styrelsen.

Den del af landsforeningens kassebeholdning, der umiddelbart er til disposition for landskassereren, må ikke på noget tidspunkt overstige kr. 200.000,-. Den øvrige del af kassebeholdningen skal være indsat på en eller flere spærrede konti i et pengeinstitut. Disse konti skal være spærrede således, at landskassereren kun kan hæve på disse i forening med landsforeningens formand eller næstformand.

Det pålægges landsforeningens formand og næstformand, at føre kontrol med at nævnte bestemmelser overholdes. 

7. FORSIKRINGER

Der tegnes kautionsforsikring på landskassereren på et beløb af kr. 200.000,-.

Hovedbestyrelsen lader i øvrigt tegne sådanne lovbefalede forsikringer og andre for­sikringer, som tilsiges af foreningens tarv, og kontrollerer, at disse forsikringer til sta­dighed holdes i kraft og er beløbsmæssigt ajourførte.

8. KOMPETENCE

Hovedbestyrelsen træffer afgørelse i alle sager, der ikke forelægges landsmødet til be­slutning.

I sager, der forelægges landsmødet til beslutning, foretager hovedbestyrelsen forinden en indgående analyse, og fremlægger sagen med sin indstilling.

Forretningsudvalget varetager den daglige ledelse. Hovedbestyrelsen bemyndiger her­udover forretningsudvalget til at disponere på landsforeningens vegne i akutte til­fælde, hvor hovedbestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for landsforeningens virke. Hovedbestyrelsen skal i sådant tilfælde snarest muligt, under­rettes om den trufne disposition.

Forretningsudvalget holder så vidt muligt telefonmøde 1 gang om måneden, og referatet sendes til hovedbestyrelsen. På møderne gives bl.a. gensidig orientering om foreningens virke, der følges op på hovedbestyrelsesmøder, og der udarbejdes indstillinger til kommende hovedbestyrelsesmøder.

Landsformanden bemyndiges til at varetage hovedbestyrelsens interesser i følgende sager, uden først at rådføre sig med forretningsudvalget eller hovedbestyrelsen:

1.Registrere ændringer i lokalforeningernes vedtægter, når disse er ved­tægtsmæssigt godkendt af lokalforeningens generalforsamling, og ikke skønnes at være i strid med ånden i standardvedtægterne.

2.Landsformanden opbevarer landsforeningens arkiver.

3.Landsformanden virker endvidere som sekretariatschef og prioriterer se­kretariatets arbejde (se punkt 11).

9. REFERAT

Såfremt et hovedbestyrelsesmedlem ikke kan tilslutte sig den konklusion, der drages efter debatten af et punkt på dagsordenen, skal den pågældende, inden punktet forla­des, anmode om, at hans/hendes særstandpunkt indføres i referatet, efter diktat.

Hovedbestyrelsen står sammen om de indførte beslutninger og konklusioner.

Sekretæren udarbejder referat over det passerede. Referatet dækker såvel beslutninger, som baggrunden for disse samt eventuelle særstandpunkter. Endvidere anføres den eller de personer, der er blevet bemyndiget til at udføre de trufne beslutninger.

Personsager udelades af referatet. Sager, der ikke er færdigbehandlede, kan udelades af referatet.

Der må ikke ske omtale af andre hovedbestyrelsesmedlemmers standpunkter.

Referatet sendes til hovedbestyrelsens medlemmer hurtigst muligt til eventuelle ind­sigelser. Referatet udsendes derefter til kredse, udvalgsformænd og lokalfor­enings­formænd senest 2. torsdag efter mødet.

Omtale af punkter der har været til behandling, men som ikke er medtaget i referatet, må ikke finde sted, med mindre det er blevet pålagt hovedbestyrelsesmedlemmerne at gå hjem til deres kreds og få givne spørgsmål uddybet før beslutning træffes i hoved­bestyrelsen.

10. BREVE FRA HOVEDBESTYRELSEN

Indhold af breve, svarbreve m.m. aftales så vidt muligt på hovedbestyrelsesmøderne. Inden et brev udsendes, skal brevet tilsendes hovedbestyrelsens forretningsudvalg til godkendelse/orientering.

Ved presserende sager, der kræver behandling/besvarelse før et hovedbestyrelsesmøde afholdes, sender forretningsudvalget forslag til brev til hovedbestyrelsen til godken­delse inden udsendelsen. Hovedbestyrelsesmedlemmerne skal melde tilbage.

Undtaget er rene rutinebreve, der ikke rundsendes til godkendelse.

11. SEKRETARIATSBISTAND

a)Ønskes sekretariatsbistand til renskrift og mangfoldiggørelse, sendes opgaven til se­kretariatet efter telefonisk aftale om opgavernes udførelse.

b)Skrivelser, der rundsendes i DcH, skal til hovedbestyrelsen før udsendelse, således at hovedbestyrelsesmedlemmerne altid er orienteret. Henvendelse til andre foreninger, ministerier, presse m.m. skal til hovedbestyrelsen først og udsendes herfra.

c)Ønskes noget materiale udsendt til hovedbestyrelsen, kan dette ske umiddelbart ved indsendelse til sekretariatet, der sørger for kopiering og udsendelse med første rutine­post til hovedbestyrelsen.

d)Ønskes noget materiale udsendt, der er udarbejdet i udvalg eller af enkeltpersoner, som ændringer til gældende praksis, skal dette forelægges hovedbestyrel­sen/forretningsudvalget til godkendelse.

e)Ønskes noget materiale udsendt til en større personkreds (lokalforeningsformænd, dommere, kredsbestyrelser eller udvalg), indsendes manuskript, med angivelse af øn­sket tidspunkt for udsendelsen, til landsformandens accept af udsendelse.

f)Undtaget fra punkt d er allerede godkendte standardudsendelser, som f.eks. landskas­sererens udsendelse af opgjorte stemmer efter medlemstal, og landskassererens udsen­delse af årsopgørelser.

Standardudsendelser skal dog så vidt muligt koordineres med andre udsendelser.

g)Ved enhver udsendelse fra noget hovedbestyrelsesmedlem eller udvalg til hovedbesty­relse, kredsråd, lokalforeninger, dommere eller andre persongrupper i DcH, skal der tages kopi til alle hovedbestyrelsesmedlemmer. Landsformanden afgør om denne kopi skal udsendes samtidig med udsendelsen til modtagergruppen, eller den skal vente til næste rutineudsendelse til hovedbestyrelsen.

h)Sekretariatet fører en postliste. Alle udsendelser forsynes med årstal og num­mereres fortløbende. Postlisten føres kronologisk, og der påføres afsender, emne på udsendelsen, dato for udsendelsen samt modtagergruppen.

Postlisten udsendes til hovedbestyrelsen den første torsdag i måneden. Postlisten ind­går som fast punkt på hovedbestyrelsens mødedagsorden.

12. ÆNDRINGER I FORRETNINGSORDENEN

Forretningsordenen gennemgås hvert år på det konstituerende hovedbestyrelsesmøde med henblik på eventuelle ændringer heri, og er herefter gældende for hele det nye foreningsår.

Søren Jeppesen

landsformand